Årsmøtet er det høyeste organet i fagforeninga og et sted for utøvelse av medlemsdemokrati i praksis.
– Årsmøtet er et klart høydepunkt for fagforeninga i løpet av et år, sånn rent organisatorisk. Det er mange tillitsvalgte som er spent i forkant, ikke bare dem som skal avholde årsmøtet for første gang, sier Bjørn Svalastog, rådgiver i Fagforbundets organisasjonsavdeling.
Likt for alle
Det er opp til fagforeninga å velge tidspunkt i januar. Selv om det er ulike måter å gjennomføre på så har alle årsmøtene lik saksliste, uavhengig av hvor stor eller liten fagforeninga er. Det er altså noen helt bestemte punkter møtet skal inneholde, og de ligger i Fagforbundets vedtekter: årsberetning, regnskap, innkomne forslag, handlingsplan, budsjett og valg.
Her kan du lese hva Fagforbundets vedtekter §11 sier om årsmøte.
Litt høytid over det
Det er altså en del formelle punkter som et årsmøte må inneholde. Trenger man for eksempel en klubbe for å gjennomføre et årsmøte?
– Nei, mange steder er det nok mer baksiden av en tusj som brukes. Men om du har en klubbe så bidrar det jo til å gi et proft inntrykk og er med på å gjøre møtet mer høytidelig. Årsmøtet er jo også et høydepunkt for mange medlemmer, kanskje spesielt eldre medlemmer. Det er medlemmenes mulighet til å påvirke fagforeninga si gjennom medlemsdemokratiet.
Mindre fagforeninger gjennomfører gjerne litt kjappere, og noen slår til med middag og sosial sammenkomst i forlengelsen av møtet.
Bjørns beste tips til å gjennomføre årsmøte
- Vær ute i god tid: Start ikke forberedelsene 2. januar og sørg for å sette i gang valgkomitéen i god tid, helst noen måneder før.
- Annonsér på en slik måte at flest mulig medlemmer får det med seg: for eksempel annonse i lokalavis, e-post, sosiale medier, oppslagstavle, sms.
- Det aller viktigste rådet er å gjennomføre i tråd med vedtektene. Der står det også mye praktisk om tid for annonsering og frister. Bruk vedtektene aktivt!
- Viktig at styret er godt forberedt. Husk at du kan ta kontakt med fylkeskontoret hvis du er usikker eller har spørsmål om gjennomføring.
- Er det vanskelig å gjennomføre fysisk møte så er det mulig å gjøre det digitalt eller gjennom en hybridløsning, det finnes egne retningslinjer for det.
- Velg gjerne en dirigent til møtet som har litt organisasjonserfaring og/eller tyngde til å skjære gjennom når det trengs.
Valg er kanskje det mest spennende
Årsmøtet ivaretar medlemsdemokratiet der medlemmene er, ikke minst med tanke på valg. Minst halvparten av styret er på valg ved hvert årsmøte.
– Det er ikke noe i veien for at hele styret er på valg men det anbefales ikke ettersom man fort mister kontinuitet og fotfeste i det løpende arbeidet, sier Svalastog.
Det er først og fremst fagforeningsverv som er på menyen på årsmøtet, mens plasstillitsvalgte/klubbledere helst velges på arbeidsplassen. I forkant av valget skal valgkomitéen ha gjort en jobb med å finne egnede kandidater.
For Bjørn Svalastog var det hans siste årsmøte som fagforeningsleder at det kom flest medlemmer, da var det valg av ny leder som trakk ekstra folk.
– Det er veldig bra at enkeltsaker kan trekke ekstra medlemmer på årsmøtet. Jeg tok heller 100 medlemmer som møter på grunn av en enkeltsak som engasjerer, enn 10 som møter av "vanlige" grunner. Engasjement er positivt! sier Svalastog.
Ble kuppet av svigermor
Sjøl var Svalastog alltid litt nervøs i forkant av årsmøter da han var fagforeningsleder.
– Møtene var alltid preget av høytid og jeg var alltid litt nervøs, uansett om det kom få eller mange. Det var jo ikke garantert at styret fikk igjennom viljen sin, for eksempel ved spørsmål om økonomiske bevilgninger.
Men den største overraskelsen fikk han første gang han deltok på et årsmøte, som vanlig medlem. Da de kom til punktet med valg, manglet de en ungdomsrepresentant i styret.
– Fra et annet sted i rommet hørte jeg svigermors stemme klar og tydelig mens hun pekte på meg: han der kunne tenke seg det, ler Svalastog.
Siden gikk det slag i slag med verv, i Sør-Varanger fagforening og Finnmark fylke, helt til han havnet på Fagforbundets hovedkontor i Oslo.
– Det viser bare hvor tilfeldig det kan være, veien inn til verv. Men finner man de riktige folka så er det vinn-vinn. Det å være på årsmøte og få tillit er jo en boost i seg selv. Hadde jeg ikke møtt opp så hadde jeg nok ikke jobbet i Fagforbundet i dag, sier Svalastog.
Må gjennomføres skikkelig
Det er vanlig at det er en representant for fylket til stede på årsmøtet, som en støtte og sikre at det blir gjennomført etter vedtektene. Årsmøtet må gjennomføres i henhold til vedtektene, ellers kan det i verste fall bli kjent ugyldig.
– Det har nok hendt at et årsmøte har blitt underkjent. Det kan for eksempel skyldes at man mangler en revisorrapport, at ikke regnskapet stemmer, eller at valget ikke har gått riktig for seg. Men i 99,99 prosent av tilfellene så går det helt fint og hvis det ikke gjør det så er det verste som kan skje at man må kalle inn til nytt møte.
– Det hender også at ikke alle verv fylles opp og da blir det også nødvendig med ekstraordinært årsmøte i etterkant.
Hva med oppmøte, hva skjer hvis ingen medlemmer møter opp?
– Det er i prinsippet ingen formell nedre grense for oppmøte. Men hvis det ikke kommer noen på årsmøtet og du ikke får behandlet sakene så må du vurdere å utsette det slik at det kan bli gjennomført på en god måte. Men det er jo slik at styremedlemmer også er medlemmer, så selv med lavt oppmøte så er ofte årsmøtet beslutningsdyktig. Styret må bare gjøre så godt de kan og gjennomføre på en best mulig måte.